-
Zetel Antwerpen
Th. Van Rijswijckplaats 7
2000 Antwerpen
T 03 203 44 00
F 03 232 79 37 -
Zetel Kempen
Kleinhoefstraat 6
2440 Geel
T 014 63 95 70
Ondernemingsnummer BE0627 844 475
Overheidsopdrachten, Bouwrecht, Financieel, Overheidsopdrachten
Hoe maak ik een goede prijsverantwoording?
02 oktober 2023
Belang prijsonderzoek
Het belang van prijsonderzoek is niet te onderschatten. Te hoge prijzen leiden tot een inefficiënt gebruik van de overheidsmiddelen. Te lage prijzen kunnen dan weer de continuïteit van de overheidsopdracht in het gedrang brengen. Bovendien kunnen zowel te lage als te hoge prijzen de concurrentie verstoren. In die zin is een degelijk prijsonderzoek ook belangrijk voor de inschrijvers.
Indien de aanbesteder tijdens het prijsonderzoek een abnormale prijs vaststelt, is hij verplicht om de betrokken inschrijver te verzoeken om de voorgestelde prijzen te verantwoorden.
Hieronder worden een aantal voorbeelden gegeven van bad en good practice in het kader van prijsverantwoording.
Bad practice
Als inschrijver kan u zich niet beperken tot algemeenheden of vage bewoordingen.
Zo volstaat een verwijzing naar een prijs van een onderaannemer, vermeerderd met een winstmarge niet als verantwoording. Dit is namelijk geen concrete en objectieve factor die de prijs rechtvaardigt.
Dit staat overigens met zoveel woorden in het verslag aan de Koning bij de voorbereiding van de wetswijziging van 2017[1].
Bij een prijsverantwoording bestaat de mogelijkheid dat u als inschrijver een vergissing ontdekt. Een materiële vergissing “bekennen” op zich is echter geen toelaatbare verantwoording.
Wees in uw prijsverantwoording dan ook zo concreet en helder als mogelijk. Een aanvaardbare of goede prijsverantwoording zal vaak elementen bevatten die eigen zijn aan de situatie van de inschrijver en/of van de betrokken opdracht.
Good practice
1. Automatisering processen
Het automatiseren van processen kan een objectief gegeven zijn dat de prijs kan verantwoorden.
De Raad van State oordeelde dat een prijsverantwoording kon worden aanvaard in het kader van invordering van onbetaalde facturen omdat de inschrijver zeer geringe menselijke tussenkomst zou gebruiken om de opdracht uit te voeren. Zo zouden de betalingsherinneringen en telefoons naar wanbetalers bijvoorbeeld worden geautomatiseerd[2].
2. Schaalvoordelen
Schaalvoordelen kunnen ook deel uitmaken van een succesvolle prijsverantwoording.
Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een tijdelijk maatschap meedingt naar een overheidsopdracht en de kosten door deze structuur kan verspreiden over meerdere ondernemingen. Op deze manier kan bijvoorbeeld de tussenkomst van een (financieel duurdere) onderaannemer uitgespaard worden.
Een ander voorbeeld van schaalvoordeel betreft het feit dat de aannemer voor zijn financiering kan instaan, en dat hij bijgevolg minder zware financiële lasten moet dragen.
3. Familiale structuur van een kleine onderneming
De prijsverantwoording waarbij een kleine en/of familiale structuur van de onderneming werd ingeroepen, staat haaks op de ‘schaalvoordelen’ van hierboven.
Evenwel kan dit argument als goede prijsverantwoording worden aanzien wanneer er bijvoorbeeld wordt gewezen op de kleine structuur van een onderneming waardoor zij door het kleine personeelsaantal tot een kosten efficiënte aanpak leidt.
4. Geografische nabijheid
Ook de geografische nabijheid bij de werf van de betrokken overheidsopdracht kan leiden tot een kostenefficiënte aanpak.
Een voorbeeld hiervan is het beschikken over een hijstoestel in de onmiddellijke nabijheid van de werken, of de aanwezigheid van een terril, wanneer het een opdracht voor grondaanvulling betreft.
Door die nabijheid kan er onder andere bespaard worden op transportkosten.
5. Vaste samenwerking met onderaannemers
Een lange samenwerking met bepaalde onderaannemers kan ook worden ingeroepen om een abnormaal lijkende prijs te verantwoorden. Die langdurige samenwerking kan namelijk een vertrouwensband doen ontstaan waardoor er prijsverminderingen kunnen worden afgesproken.
Wat daarentegen niet wordt aanvaard, is het eenvoudig verwijzen naar de prijs(vermindering) van een onderaannemer.
Advies
Wanneer de aanbesteder een prijsverantwoording vraagt, kunnen wij u volgende tips meegeven:
- Wees op uw hoede: de aanbesteder heeft een ruime beoordelingsbevoegdheid inzake prijsnormaliteit en -verantwoording;
- Wees zo concreet en volledig mogelijk in uw verantwoording;
- Geef argumenten gebaseerd op de situatie van uw bedrijf en/of de betrokken werf.
[1] BS 9 mei 2017, 55355, art. 36, al. 6
[2] RvS 10 december 2019, nr. 246.344