-
Zetel Antwerpen
Th. Van Rijswijckplaats 7
2000 Antwerpen
T 03 203 44 00
F 03 232 79 37 -
Zetel Kempen
Kleinhoefstraat 6
2440 Geel
T 014 63 95 70
Ondernemingsnummer BE0627 844 475
Sociaal recht, Loopbaan, Aanwerving
Formaliteiten bij een eerste aanwerving van personeel
03 april 2023
De aanwerving van een eerste werknemer is één van de belangrijkste stappen die een onderneming, natuurlijke persoon of rechtspersoon, in haar ontwikkeling kan zetten. Het brengt immers een heleboel nieuwe verplichtingen, verantwoordelijkheden en uiteraard ook kosten met zich mee.
Welke formaliteiten moeten er in orde gebracht worden?
A) HET BEKOMEN VAN EEN AANSLUITINGSNUMMER BIJ de RSZ
Bij een eerste aanwerving moet u zich inschrijven als werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). U ontvangt een uniek RSZ-nummer voor uw onderneming en een RSZ-kengetal dat uw categorie en het daaruit volgende Paritair Comité (PC) bepaalt.
B) DIMONA-AANGIFTE VOOR EEN WERKNEMER
Vervolgens moet er een DIMONA-aangifte gebeuren (Déclaration IMmédiate/ONmiddellijke Aangifte). Dit is het elektronische bericht waarmee de werkgever iedere indiensttreding en uitdiensttreding van een werknemer aangeeft bij de RSZ. De Dimona-aangifte is verplicht voor alle werkgevers uit de publieke en de private sector.
Let op, laattijdige meldingen kunnen beboet worden door de RSZ.
C) HET AFSLUITEN VAN EEN ARBEIDSONGEVALLENVERZEKERING
De werkgever sluit een arbeidsongevallenverzekering voor zijn personeel af uiterlijk vóór de datum van de eerste werknemer in dienst. Dit is een verplichting vanwege de overheid.
Onze partner is Federale Verzekering.
D) AANSLUITEN BIJ EEN EXTERNE DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK (E.D.P.B.W.)
Iedere werkgever dient een interne preventieadviseur aan te stellen maar is ook verplicht zich aan te sluiten bij een E.D.P.B.W. Bij deze dienst kunnen de werknemers de verplichte medische onderzoeken ondergaan. Zij staan eveneens de werkgever bij om een globaal preventieplan op te stellen.
Onze partner is Mensura.
E) OPMAAK VAN EEN ARBEIDSOVEREENKOMST EN ARBEIDSREGLEMENT
Een geschreven voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur is in principe niet verplicht en mag dus mondeling worden afgesloten. Een deeltijdse overeenkomst of een overeenkomst van bepaalde duur moet wel verplicht schriftelijk worden opgemaakt.
Toch is het aangeraden om steeds een schriftelijke arbeidsovereenkomst, ondertekend door werkgever en werknemer, te gebruiken, ook voor overeenkomsten van onbepaalde duur.
Verder moet u een arbeidsreglement opstellen welke moet worden neergelegd bij de Inspectie Toezicht op de Sociale Wetten. Elke nieuwe werknemer moet een kopie van het arbeidsreglement ontvangen.
Modeldocumenten van een arbeidsovereenkomst en van een arbeidsreglement kan u op de website van de Embuild terugvinden.
D) BEREKENING VAN EEN CORRECTE LOONKOST
De beslissing om een werknemer aan te werven gaat ook gepaard met een juiste inschatting van de jaarloonkost. Om dit te bepalen moet het toepasselijke Paritair Comité (PC) worden vastgesteld.
Het PC bepaalt niet enkel de minimum loonvoorwaarden en de arbeidsvoorwaarden van een werknemer maar heeft ook een invloed op de patronale lasten. De sectorale afspraken binnen het PC, vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s), zorgen bovendien voor minimale barema’s waar het brutoloon moet aan voldoen alsook voor andere vergoedingen waarop de werknemer recht heeft.
Ook het statuut (arbeider/bediende), arbeidsregime en de vaste kosten (zoals arbeidsongevallenverzekering, een aansluiting bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (E.D.P.B.W.), arbeidskledij en desgevallend de kosten van een sociaal secretariaat, …) hebben invloed op de bepaling van de jaarloonkost.
Voor een correcte bepaling van de loonkost en een zorgeloze loonadministratie kan u ORBISS Sociaal secretariaat contacteren om een afspraak vast te leggen met één van haar specialisten: contact ORBISS.