-
Zetel Antwerpen
Th. Van Rijswijckplaats 7
2000 Antwerpen
T 03 203 44 00
F 03 232 79 37 -
Zetel Kempen
Kleinhoefstraat 6
2440 Geel
T 014 63 95 70
Ondernemingsnummer BE0627 844 475
Sociaal recht, Loopbaan, Arbeidsreglement
INTERNET POLICY
25 februari 2020
Heeft u als werkgever twijfels bij het gebruik van het internet door uw werknemers? Zijn er vermoedens dat het internet misbruikt wordt voor privé-doeleinden? Controle op het gebruik van e-mail en internettoegang kan, maar er gelden regels. (cao nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens)
REGEL 1: het finaliteitsbeginsel
Als werkgever mag je algemene controles uitvoeren op het gebruik van e-mail en internettoegang voor privédoeleinden van je werknemers als:
- je ongeoorloofde of lasterlijke feiten kan voorkomen, feiten in strijd met de goede zeden of feiten die waardigheid van een ander persoon kunnen schaden (bv. het kraken van computers of het raadplegen van sites die aanzetten tot discriminatie, haat of geweld);
- je de economische, handels- en financiële belangen van je onderneming wil beschermen en wil vermijden dat deze geschaad worden. (bv. door het verspreiden van bestanden);
- je de veiligheid of de technische werking van de IT-netwerksystemen wil beschermen (bv. tegen virussen), alsook de controle op kosten ervan of de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming;
- je ter goeder trouw de beginselen en regels voor het gebruik van onlinetechnologieën, zoals bepaald in de onderneming, naleeft.
REGEL 2: Proportionaliteitsbeginsel
Als je als werkgever algemene gegevens controleert, moet de controle toereikend, ter zake , maar niet overmatig zijn. Het mag geen inmenging zijn in het privéleven van de werknemer en als je dit niet kan vermijden, moet de inmenging beperkt worden tot het minimum. Bovendien mogen enkel globale gegevens verzameld worden.
Je mag controleren hoelang er vanaf een bepaalde werkpost (= plaats waar de computer zich bevindt) op het internet wordt gesurft, maar niet welke websites bezocht worden. En je mag gegevens verzamelen over het aantal uitgaande e-mails en het volume ervan, zonder de werknemer die ze verstuurd heeft, te identificeren.
Wanneer u tijdens een controle een onregelmatigheid vaststelt, kan u onder bepaalde voorwaarden (zie verder: regels voor individualisering) nagaan welke werknemer hiervoor verantwoordelijk is.
- REGEL 3: Transparantiebeginsel
Als je het e-mailverkeer, websitegebruik en andere online communicatie van de werknemers wil controleren moet je:
- de werknemers en hun vertegenwoordigers hiervan vooraf inlichten (bij voorkeur via het arbeidsreglement).
- duidelijk aangeven wat wel en niet kan binnen de onderneming en op welke wijze hier controle op wordt uitgeoefend.
Dat moet gebeuren op collectieve en individuele wijze.
Collectief
U moet de werknemers informeren via de ondernemingsraad (OR), wanneer dit ontbreekt via het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW), wanneer ook dit afwezig is via de vakbondsafvaardiging of bij gebrek daaraan rechtstreeks aan de werknemers.
Voordat u een controlesysteem kan opzetten, moet deze informatie aan de werknemers gegeven worden. De informatie moet betrekking hebben op:
- het controlebeleid en de voorrechten van de werkgever en het toezichthoudend personeel;
- de nagestreefde doelstelling(en);
- het feit of persoonsgegevens al dan niet worden bewaard, de plaats en de duur van bewaring;
- de al dan niet permanente aard van de controle.
Individueel
Vanaf er gewerkt wordt met elektronische onlinecommunicatiegegevens zoals internet en e-mail, moet de werkgever individuele informatie geven over:
- Hoe verwacht wordt dat de werknemer omgaat met deze instrumenten die voor de uitvoering van zijn werk ter beschikking worden gesteld, alsook de beperkingen die hiervoor worden opgelegd;
- De rechten en plichten en verboden van de werknemers bij het gebruik van de elektronische onlinecommunicatiemiddelen van de onderneming;
- De straffen – die ook in het arbeidsreglement zijn opgenomen – wanneer de regels niet worden nageleefd.
De CAO schrijft voor dat de geïnstalleerde controlesystemen regelmatig moeten worden geëvalueerd in de ondernemingsraad (of in het preventiecomité of met de vakbondsafvaardiging). De evaluatie moet nagaan of het dankzij de technologische ontwikkelingen mogelijk is inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemers verder te beperken of zelfs volledig te vermijden.
Regels voor de individualisering
U mag als werkgever in principe enkel globaal controleren. Toch mag u in bepaalde gevallen de controle individualiseren. Dat wil zeggen dat u de verzamelde gegevens kan toekennen aan een geïdentificeerde of identificeerbare werknemer.
De regels hiervoor zijn vastgesteld in de CAO nr. 81 gelden uitsluitend op de individualisering van de gegevens van elektronische privécommunicatie. De CAO maakt een onderscheid tussen twee types van individualisering: directe individualisering en indirecte individualisering (met een voorafgaande voorlichtingsfase). Bij beide moet u ook de finaliteit-, proportionaliteit- en transparantieprincipes naleven.
Wanneer mag u overgaan tot directe individualisering?
Als u een onregelmatigheid vaststelt:
- het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden;
- de bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken;
- de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming.
Als de controle het te goeder trouw naleven van regels voor het gebruik van onlinetechnologieën zoals bepaald in de organisatie als doel heeft (doelstelling 4 van het finaliteitsbeginsel) moet de individualisering indirect verlopen, d.w.z. dat er een voorlichtingsfase aan moet voorafgaan.
Deze voorlichting moet de werknemer inlichten over het bestaan van de onregelmatigheid en hem laten weten dat de elektronische communicatiegegevens geïndividualiseerd zullen worden wanneer opnieuw eenzelfde onregelmatigheid wordt vastgesteld.
Bovendien moet de werkgever de werknemer ook uitnodigen voor een gesprek om hem de kans te geven zijn bezwaren over de voorgenomen beslissing of evaluatie uiteen te zetten en het gebruik van de hem ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddelen te rechtvaardigen.
E-mail- en internetbeleid
Hoewel de grote lijnen waaraan een internetbeleid moet voldoen door de vakbonden en werkgevers vastgelegd werd in voormelde cao nr. 81, is het toch aan te raden dat elke onderneming een e-mail- en internetbeleid opstelt omtrent de controle op het e-mailverkeer en het internetgebruik in haar bedrijf. Een dergelijk beleid beschermt immers zowel de werkgever als de werknemer. Aangezien de werknemers weten wat wel en niet mag, dat er controles kunnen plaatsvinden en welke sancties er staan op overtreding van de regels, zijn er voor het bedrijf daarom minder veiligheidsrisico’s als gevolg van nalatigheid door werknemers.