-
Zetel Antwerpen
Uitbreidingstraat 66
2600 Berchem
T 03 203 44 00
-
Zetel Kempen
Kleinhoefstraat 6
2440 Geel
T 014 63 95 70
Ondernemingsnummer BE0627 844 475
UBO registratie, Bedrijfsbeheer
Wijzigingen in het UBO-register
07 december 2020
Op 01 oktober 2020 is het KB van 23 september 2020 tot wijziging van het koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register in het Belgisch Staatsblad verschenen. Uit een eerste voorzichtige lezing, zijn er een paar zaken opgedoken die mogelijk verstrekkende gevolgen kunnen hebben voor u.
Hoewel het KB op 11 oktober in werking is getreden, werd de feitelijke inwerkingtreding uitgesteld dankzij een administratieve tolerantie. Deze tolerantieperiode loopt af op 30 april 2021.
Uiteraard zullen we als beroepsorganisatie voor 30 april 2021 de nodige stappen zetten bij de bevoegde personen om meer informatie te vergaren en, indien mogelijk, de wijzigingen te milderen. Toch willen we u een paar van de frappantste wijzigingen niet onthouden:
Documentatieplicht
In de eerste paar versies van de FAQ was voorzien dat de geregistreerde informatie ondersteund diende te worden door onderliggende documenten zoals kopie ID UBO, oprichtingsakte en statuten van de vennootschap en het aandeelhoudersregister.
In de praktijk kwam er protest op deze administratieve last. Al was het maar omdat deze verplichting niet was opgenomen in het KB van 30 juli 2018. Aangezien het IT-systeem wel degelijk het opladen van onderliggende documenten vereiste, werden in de praktijk soms blanco documenten aan de registratie toegevoegd.
Alle informatieplichtige entiteiten zullen voortaan verplicht worden om elk document te verstrekken dat aantoont dat de informatie opgenomen in het register toereikend, accuraat en actueel is. Met de huidige aanpassing zal elke informatieverplichtige entiteit nu dus wél verplicht worden om de geregistreerde informatie en de onderliggende documenten over te maken.
Meer concreet betekent dit dat deze entiteiten de administratieve verplichting voor de door hen reeds geregistreerde UBO’s, bijkomend en zo snel mogelijk in orde moet brengen.
De onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde
De initiële regeling voorzag dat de onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde enkel het zogenaamde gewogen percentage diende te registreren.
In het nieuwe KB zullen voortaan alle deelnemingspercentages van de UBO in elk van de intermediaire entiteiten moet worden geregistreerd. Dit bevestigt de praktijk van het reeds bestaande IT-systeem waaronder men verplicht was om de deelnemingspercentages van de UBO in de intermediaire entiteit en de deelnemingspercentages die de intermediaire entiteiten in elkaar aanhielden, te registreren.
Zo strookt de tekst van het nieuwe KB vanaf nu dus met de FAQ.
Toegang tot het register
Nieuw is ook dat de volledige historiek van registraties beschikbaar zal zijn. Door deze tab kunnen problemen opduiken aangezien deze in bepaalde situaties vertrouwelijke informatie bevat zoals de identiteit van de persoon die registratie heeft uitgevoerd. Mogelijk is die persoon een mandataris die door het beroepsgeheim gebonden is (bedrijfsjurist, advocaat, …).
De toegang tot de informatie wordt bovendien uitgebreid: iedere burger heeft toegang tot bepaalde UBO-categorieën van vzw’s en stichtingen (leden raad van bestuur, personen gemachtigd om de stichting of vzw te vertegenwoordigen, personen belast met dagelijks bestuur en oprichter van de stichting). Daartoe moet de burger zelfs geen legitiem belang aantonen.
U voelt aan dat het beroepsgeheim en de vrije toegang door eenieder tot het register op gespannen voet staan.
En met deze wijzigingen wordt een nieuw hoofdstuk bijgeschreven in de UBO-saga. Zoals in de inleiding werd aangegeven, zullen we alleszins meer informatie vragen bij de bevoegde personen en u tijdig over uw nieuwe verplichtingen informeren.